Il Registro dei Trattamenti rappresenta uno degli strumenti fondamentali per garantire la conformità al GDPR in azienda. Ecco come assicurarsi di strutturarlo, gestirlo e aggiornarlo correttamente.
Il Registro dei Trattamenti è un documento che raccoglie e descrive nel dettaglio le attività di trattamento dati effettuate dall’azienda. Ai sensi dell’articolo 30 del GDPR, il registro deve includere informazioni chiave come:
- I dati del titolare del trattamento (e, quando applicabile, del responsabile del trattamento e del DPO);
- Le categorie di dati personali trattati;
- Le finalità del trattamento;
- I destinatari a cui i dati vengono comunicati;
- I termini di conservazione dei dati;
- Le misure di sicurezza adottate per proteggere i dati.
La compilazione accurata del registro è cruciale non solo per rispettare la normativa, ma anche per avere sotto controllo e ottimizzazione la gestione dei dati personali in azienda e, non da ultimo, individuare potenziali rischi.
Chi è soggetto all’obbligo?
L’art. 30 del GDPR stabilisce che le imprese obbligate a redigere il registro dei trattamenti sono quelle in cui si verifica almeno una delle seguenti condizioni:
L’organizzazione ha più di 250 dipendenti;
I trattamenti effettuati possono comportare un rischio per i diritti e le libertà degli interessati;
I trattamenti non sono occasionali;
Sono trattati dati sensibili (come quelli sanitari) o dati giudiziari.
Nei fatti, quindi, la maggior parte delle aziende è tenuta a mantenere un registro aggiornato, poiché le attività di trattamento dei dati raramente possono essere considerate occasionali.
Strutturare il Registro
Per creare un Registro dei trattamenti completo ed efficace, è utile seguire una struttura chiara e coerente. La prima sezione da redigere è quella sulle informazioni generali (dati del titolare del trattamento e, ove presenti, dati del responsabile del trattamento e del DPO). Segue la sezione che descrive nel dettaglio i trattamenti (finalità, base giuridica del trattamento, categorie di interessati tra dipendenti, clienti, fornitori etc. e categorie dei dati trattati). In questa seconda sezione va indicata anche la modalità di raccolta dei dati (digitale, cartacea, automatizzata).
Poi, è necessario indicare tutte le informazioni sui destinatari dei dati, facendo particolarmente attenzione ai casi in cui i dati vengono comunicati a terzi come fornitori di servizi, consulenti, autorità. Qui va indicato anche se i dati sono trasferiti verso paesi extra-UE, e in tal caso quali garanzie sono adottate per la loro tutela.
La quarta sezione riguarda i tempi di conservazione e va compilata specificando, per ogni trattamento attivo in azienda, i tempi di conservazione dei dati raccolti o i criteri per stabilirli. Strettamente connesso a questo punto è ovviamente l’obbligo di eliminare o anonimizzare i dati al termine del periodo di conservazione.
In ultimo, nel Registro dei trattamenti vanno riportate in modo chiaro e completo tutte le misure tecniche e organizzative attuate dall’azienda per garantire la sicurezza dei dati. Queste misure possono includere crittografia, controllo degli accessi, policy interne studiate ad hoc sul funzionamento aziendale etc.
Una volta redatto il registro in modo completo, la buona pratica è quella di mantenerlo aggiornato secondo queste modalità:
- Aggiornamenti periodici o ogni volta che cambiano i processi di trattamento;
- Coinvolgimento dei responsabili di funzione: è consigliabile collaborare con i responsabili di ciascun reparto per raccogliere informazioni accurate sui trattamenti;
- Monitoraggio delle modifiche: è bene annotare ogni variazione significativa nella quantità, qualità e finalità dei trattamenti dati.
Ricordiamo infatti che la mancata o l’incompleta compilazione del Registro dei trattamenti può esporre l’azienda a sanzioni significative.
I consulenti ConsulGroup sono qualificati per assisterti in ogni fase della preparazione, della redazione e dell’aggiornamento del vostro Registro trattamenti, un obbligo normativo ma anche uno strumento essenziale per la governance dei dati personali.
Mantenersi aggiornati protegge l’azienda dalle sanzioni e consolida la fiducia di clienti e partner, costituendo un passo strategico per garantire la sicurezza e la trasparenza in azienda.
